Tietosuojaseloste – Tapahtumarekisteri

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Yhdistyksen nimi: Oskillaatio – Helsingin yliopiston fysikaalisten tieteiden alumnit ry (myöhemmin yhdistys)

Y-tunnus: 3455950-7

Kotipaikka: Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhdistyksen hallituksen sähköpostiosoite: oskillaatio-hallitus@helsinki.fi

3. Rekisterin nimi

Yhdistyksen tapahtumarekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle ovat rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtumien organisointiin ja niiden maksuliikenteeseen liittyvien toimien mahdollistaminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Etu- ja sukunimi
Sähköpostiosoite *
Puhelinnumero *

Tapahtuman maksutieto *

Erityisruokavalio *

Juomamieltymys *

Mahdolliset tapahtumakohtaiset lisätietokentät *

(* Tähdellä merkittyjä kenttiä käytetään vain tarvittaessa)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä kerätyt tiedot.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta muille tahoille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käsitellään Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Google on sitoutunut noudattamaan pilvipalvelujensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Privacy Shield -viitekehystä.

Edellä mainitun lisäksi tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään Googlen pilvipalveluissa. Pääsy Googlen pilvipalveluihin on yhdistyksen hallituslaisilla, sekä rajatusti yhdistyksen aktiiveilla. Googlen pilvipalveluiden käyttö tapahtuu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

10. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia rekisteriin hänestä talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä toteuttaa esittäjän pyynnön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot

Yhdistysten kokousten sekä hallitusten kokousten pöytäkirjoja säilytetään kirjanpitolain luvun 2 §10 mukaan vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Muita tietoja säilytetään tapahtuman järjestämishetkenä meneillään olevan tilikauden tilinpäätöksen vahvistamiseen saakka, kuitenkin enintään kuluvaa kalenterivuotta seuraavan kalenterivuoden huhtikuun loppuun saakka.

Poikkeus

Mikäli rekisteröity on velkaa yhdistykselle eikä suorita velkaansa tilinpäätöksen vahvistamiseen saakka, kirjataan tieto velasta tilinpäätökseen, jossa sitä yhdistyksiä koskevan kirjanpitovelvoitteen vuoksi säilytetään 10 vuoden ajan.