Tietosuojaseloste – Jäsenrekisteri

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 18.6.2024. Viimeisin muutos 18.6.2024

1. Rekisterinpitäjä

Yhdistyksen nimi: Oskillaatio – Helsingin yliopiston fysikaalisten tieteiden alumnit ry (myöhemmin yhdistys)

Y-tunnus: 3455950-7

Kotipaikka: Helsinki

2. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Yhdistyksen hallituksen sähköpostiosoite: oskillaatio-hallitus@helsinki.fi

3. Rekisterin nimi

Yhdistyksen jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle ovat
rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja laillinen velvoite.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin
ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenten yhteys- ja jäsenyystietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

Täydellinen nimi
Kotikunta
Sähköpostiosoite

Suostumus sähköpostilistalle lisäämisestä

Jäsenluokka (varsinainen, kannatusjäsen tai kunniajäsen)

Varsinaisilta jäseniltä kerätään lisäksi tiedot Helsingin yliopistolla suoritetuista fysikaalisten tieteiden opinnoista ja työskentelystä sisältäen:

  • Onko henkilö opiskellut tai työskennellyt fysikaalisten tieteiden aloilla Helsingin yliopistossa

  • Onko henkilö perustutkinto-opiskelijana Helsingin yliopistolla

  • Opintojen aloitusvuosi

  • Opintosuunta tai pääaine tai muu selvitys suoritetuista fysikaalisten tieteiden opinnoista

  • Fysikaalisilla tieteillä suoritetut tutkinnot ja niiden suoritusvuodet

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenhakemuksissa kerätyt yhteys- ja muut tiedot.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta muille tahoille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan käsitellä Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Google on sitoutunut noudattamaan pilvipalvelujensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Privacy Shield -viitekehystä.

Edellä mainitun lisäksi tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojen pääasiallinen säilöntäpaikka on Googlen pilvipalvelu. Kuten edellä on mainittu Google on sitoutunut noudattamaan pilvipalvelujensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Privacy Shield -viitekehystä. Pääsy tietoihin on pääasiassa yhdistyksen jäsensihteerillä, ja tarpeen vaatiessa muilla yhdistyksen hallituksen jäsenillä. Pilvipalvelun käyttö tapahtuu henkilökohtaisen tunnistautumisen kautta.

10. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia rekisteriin hänestä talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä toteuttaa esittäjän pyynnön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot

Tietoja säilytetään kunnes rekisteröidyn jäsenyys yhdistyksessä päättyy. Jäsenyyden loputtua rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan jäsenyyden loppumishetkellä meneillään olevan kalenterivuoden loppuun mennessä.

Poikkeukset

Mikäli rekisteröity osallistuu yhdistyksen tai sen hallituksen kokoukseen, kirjataan tämän nimi kokouspöytäkirjaan hyvän pöytäkirjatavan mukaisesti. Yhdistyksiä koskevan kirjanpitovelvoitteen vuoksi kokouspöytäkirjoja säilytetään 10 vuoden ajan.

Mikäli rekisteröity on velkaa yhdistykselle tietoja säilytetään jäsenyyden loppumishetkellä menneillään olevan tilikauden tilinpäätöksen vahvistamiseen saakka, kuitenkin enintään kuluvaa kalenterivuotta seuraavan kalenterivuoden huhtikuun loppuun saakka. Mikäli rekisteröity ei suorita velkaansa tilinpäätöksen vahvistamiseen saakka, kirjataan tieto velasta tilinpäätökseen, jossa sitä yhdistyksiä koskevan kirjanpitovelvoitteen vuoksi säilytetään 10 vuoden ajan.